Digitales Arbeitsstundenamt

1. Zuerst müsst Ihr im Einreichen-Teil  das Amt auswählen, für das Ihr die AS gemacht habt. 

2. Dann müsst Ihr das entsprechende GoogleForms ausfüllen. Sobald das passiert ist, bekommen die Amtsinhaber*innen und die Arbeitsstundenschwester eine Benachrichtigung.

3. Die Amtsinhaber*innen können jetzt Eure Antworten kontrollieren und den Eintrag abhaken. Danach nimmt die Arbeitsstundenschwester die AS auf und hakt den Eintrag ebenfalls ab.

4. Ihr könnt die Bearbeitung Eurer AS im Checken-Teil kontrollieren. Dafür sucht Ihr wieder das entsprechende Amt und schaut Euch die Antworten-Tabelle an. Ganz rechts (Spalte K und L) seht Ihr die Kästen zum Abhaken. So könnt Ihr selber überprüfen, dass Eure AS bearbeitet werden und nicht verloren gehen.

• Die Abfragen sind so eingestellt, dass jede*r sie ausfüllen kann. Das heißt, dass Ihr auch ganz einfach vom Handy oder anderen Geräten die AS einreichen könnt.

• Die Antworten-Tabellen sind hingegen so eingestellt, dass nur Schwesternhäusler*innen sie ansehen können. Das heißt, dass Ihr im Schwesternhaus-Google-Account angemeldet sein müsst, um die Tabelle und den Bearbeitungsstatus zu sehen.

• Außerdem können nur die jeweiligen Amtsinhaber*innen und die Arbeitsstundenschwester die Tabelle bearbeiten. Wendet Euch also an diese Personen, falls Ihr Euch beim Beantworten der Abfrage vertan habt.

Wenn Ihr wollt, könnt Ihr im Google-Forms von Eurem Amt einstellen, dass Ihr automatische E-Mail-Benachrichtigungen bekommt. Das heißt, dass Ihr bei jeder neuen Antwort (= neu eingereichten AS) eine Mail bekommt. Das funktioniert so:

1. Zuerst öffnet Ihr Euer GoogleForms über den edit-Link (s.u.).

2. Als nächstes klickt Ihr oben auf den Reiter „Antworten“.

3. Jetzt könnt Ihr über die drei Punkte oben rechts zu der Einstellung „E-Mail-Benachrichtigungen für neue Antworten erhalten“ kommen. Diese Einstellung aktiviert Ihr mit einem Klick, es erscheint das Häkchen-Symbol.

Hier findet Ihr eine Anleitung mit Bildern.

Hier findet Ihr eine Übersicht mit allen Links.

Das geht ganz einfach in der Antworten-Tabelle von Eurem GoogleForms. Am besten markiert Ihr Eure Änderung oder schreibt einen Kommentar in eine der leeren Spalten  (J,/M) und weißt die entsprechende*n Bewohner*in daraufhin.

Für Projekte gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Die Projekt-AS werden regulär in Eurem Amtsbereich über das selbe GoogleForms eingetragen. Entweder hakt Ihr die AS selber ab oder gebt der Projektleitung die entsprechende Berechtigung.

2. Das Projekt bekommt ein eigenes Blatt in Eurer Antworten-Tabelle. Hier könnt Ihr selber händisch AS eintragen.

3. Ihr benutzt ein vorausgefülltes GoogleForms.

4. Ihr erstellt ein eigenes GoogleForms.

Egal wofür Ihr Euch entscheidet, sagt uns gerne Bescheid und wir richten das für Euch ein.

Auch Amt-AS dürfen nach HVV-Beschluss digital (und analog) eingereicht werden..

• Falls Ihr mehrere Amtsträger*innen in einem Amt seid, benutzt Ihr einfach reguläre GoogleForms von Eurem Amt. Danach hakt eine*r Eurer Mit-Amtsträger*innen den Eintrag ab.

• Falls Ihr nur eine Person im Amt seid, könnt Ihr die AS über das GoogleForms Vorsitzende eintragen.

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