Dokumente
Wo finde ich welche Dateien?
Zum speichern und teilen unserer Dokumente nutzen wir das Programm Drive aus unserem Workspace. Hier findest Du eine Übersicht der Dateien , Infos zur Nutzung der Ablage sowie eine Verknüpfung von häufig verwendeten Dateien. Zunächst muss zwischen der Eigenen Ablage und Geteilten Ablagen unterschieden werden (s.u.). In den jeweiligen Ablagen befinden sich Ordner, in denen die Dateien zusammengefasst sind. Häufig gilt: Dateien in bearbeitbarem Format liegen in den Amtsablagen (z.B. die Haussatzung als Google Docs) und Dateien in nicht-bearbeitbarem Format liegen in der geteilten Ablage (z.B. die Haussatzung als PDF).
Hier findet ihr die Dateienstruktur als Übersicht. Bitte verwendet die in der Übersicht gezeigte Ordnerstruktur und die Vorschläge zur Benennung von Dateien, damit es übersichtlich bleibt.
Jeder Account (sowohl Bewohner*innen- als auch Ämter-Accounts) hat in Drive eine eigenen private Ablage in der Ordner angelegt und Dateien abgelegt werden können.
Geteilte Ablagen, können mit anderen Bewohner*innen, sowie mit Gruppen geteilt werden. Eine Ablage, auf die alle Bewohner*innen zugreifen können soll, muss mit der Info-Gruppe geteilt werden - denn dort sind alle Schwestern Mitglied.
Wer darf was?
Für jede geteilte Ablage können folgende Berechtigungen an Personen oder Gruppen vergeben werden:
Administrator
Content-Manager
Beitragender
Kommentator
Betrachter.
Was genau mit welcher Berechtigung einhergeht kannst Du hier einsehen. Bei Bedarf kann jede*r eigene geteilte Ablagen erstellen. Es können auch die Freigabeeinstellungen der einzelnen Ordner und Dateien bestimmt werden. Wenn Dich das interessiert, findest Du hier mehr Infos dazu
Wie und wo lade ich ein Protokoll hoch?
Der Ordner mit allen Protokollen befindet sich in der Ablage "SH-Archiv". Achtung: Auch für diese Ablage haben nur die Ämter-Accounts Content-Manager-Rechte. Das bedeutet, nur sie dürfen Dateien verschieben und löschen. Das heißt, du kannst mit deinem Bewohner*innen-Account hier Protokolle nur hinzufügen aber nicht löschen! Wenn du ein Protokoll löschen möchtest, wende dich an eine*n Amtsträger*in.
Hier eine Darstellung der Berechtigungen für die geteilte Ablage "SH-Alltag ".
Welche geteilten Ablagen gibt es?
Es gibt einige geteilten Ablagen, die für alle Mitgliedern der Infogruppe sichtbar sind (z.B. SH-Alltag, SH-Archiv, Aktuelle Projekte etc.). Darüber hinaus gibt es noch einige Ablagen, die nur für bestimmte Gruppen sichtbar sind (z.B. Zukunftsablage, Vorstandsablage, Renoablage). Um auf diese Ablagen zugreifen zu können, müsst ihr zunächst Teil der Gruppe werden.
Im Folgenden sind einige wichtige Dokumente im Intranet eingebettet. Dies sind lediglich Verknüpfungen zu der jeweiligen Datei im Drive. Um den Speicherort der Datei zu sehen siehe oben die Dokumentenübersicht.
Hier ein Screencast zur Erklärung unserer Dateienablagen
Wichtige Dokumente
Im Folgenden sind einige wichtige Dokumente im Intranet eingebettet. Dies sind lediglich Verknüpfungen zu der jeweiligen Datei im Drive. Um den Speicherort der Datei zu sehen siehe oben die Dokumentenübersicht.
Die Haussatzung
Die Satzung enthält Regeln, die wir uns zur Strukturierung unseres Zusammenlebens selber gegeben habe. Die Regelungen sind als Archiv der positiven und negativen Erfahrungen des Zusammenlebens der letzten Jahrzehnte zu verstehen; sie sind nicht in Stein gemeißelt. Alle Bewohnenden sollte also stets kritisch überlegen, ob und wie die Satzung verbessert werden kann und jede*r Bewohner*in kann Anträge zu Satzungsänderungen auf den Hausvollversammlungen stellen.
Änderungen in dem Dokument können nur über den Heimsprecher*innen Account erfolgen. Alle Bewohner*innen können das Dokument jedoch kommentieren, um Änderungen vorzuschlagen, über die auf der HVV abgestimmt werden kann. Eine PDF-Version der aktuell gültigen Satzung ist auf unserer Website zu finden.
Unser Leitbild
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